オンライン新卒採用の5ステップポイント─新卒採用最新動向2021

採用活動を始めるにあたって：採用スケジュールの策定

まずは採用に必要な工程を洗い出し、スケジュールを立てましょう。基本的なステップは、下記の通りです。

1. 採用方針を策定する
2. 母集団を形成する（企業説明会・媒体掲載など）
3. 選考を実施する
4. 内定を通知し、入社意向を確認する
5. 内定者をフォローする

具体的な採用の時期は、経団連や政府の発表する指針や自社の繁忙期、競合他社の動向などを考えあわせ、決定するとよいでしょう。また、広告業界での新卒採用スケジュールの傾向は、第1回の記事をご参照ください。

この記事では、各ステップについて、それぞれ詳細を解説します。
 

1. 採用方針を策定する

＜目標人数を決める＞
まずは、新卒を採用する目的を明らかにしましょう。そして、目的に沿った今年度の採用人数を決めます。経営者や採用担当者、面接官など採用に関わる全員が目的・目標に向かって動ける体制を整えます。

＜採用ターゲットを決める＞
中途採用と新卒採用では採用ターゲットが異なります。即戦力採用が中心となる中途採用とは対照的に、新卒採用では将来、会社を成長させる人材の採用を目指します。そのため、スキルや経験といった指標がなくなり、採用基準が曖昧になりがちです。どのような人材が会社の成長に必要なのか、経営層と採用担当者での目線を合わせておくことが重要です。

＜選考フローを決める＞
ターゲットが決まったら、選考フローを決めます。選考方法によって、学生と会社の相互理解が乏しく、内定辞退やミスマッチにつながる可能性があります。どのような選考を行うのか決めることはとても重要です。

■マスナビでお勧めする選考フロー
会社説明会→現場社員による1次面接→マネージャーによる2次面接→社長・役員による3次面接
※適性検査や人事面談を選考の合間に挟むことともお勧めします。

＜協力会社を選定する＞
必要に応じ、協力会社を選定します。求人媒体、エージェント、ダイレクトリクルーティング（スカウト）などの手法と、各サービスに登録している学生の属性で選ぶことになります。また、採用担当者が採用業務にかけられる時間も判断基準になるでしょう。

なるべく幅広い学生にリーチしたいなら総合型のサービス、興味関心や志向など特定の属性の学生に優先的に会いたいなら特化型のサービスが向いています。また、中小企業には特化型をお勧めします。アピールするべきポイントが明確で、またサービス利用企業数が比較的少なく、学生の目に留まる可能性が高いためです。
 

2. 母集団を形成する（企業説明会・媒体掲載など）

2022年度採用の企業説明会は、オンラインでの実施が主流になりました。配信スタジオや配信ツールの選択肢も広がりました。本格的な配信スタジオを設けた企業もあれば、シンプルにWeb会議ツールを用い、資料は画面共有して見せることで対応する企業もあります。

オンラインでもオフラインでも、説明会で話す内容は基本的に変わりません。しかし、気軽に申し込みができる分、選考に進む前に離脱されやすい傾向があります。そのため、「伝えるべきことはなにか」「学生が理解できる内容か」の2点には一層気を配る必要があります。BtoBである広告業界の仕事は、思っている以上に学生には馴染みがないものです。若手社員に資料を見せ、「もし、学生のころ、この資料を読んだら理解できたと思うか」を聞いてみるのもよいでしょう。

また、Zoomなどを用いる場合、一方通行で参加者同士の顔が見えない「ウェビナー」と、参加者全員が発言できる「ミーティング」の2通りの方法が可能です。説明会では、ウェビナー機能を用いる企業が多いですが、あえてミーティング機能を使い、1回あたりの参加人数を絞って双方向型で実施する企業もあります。オンライン採用が主流になり、「会社の雰囲気がわからない」「質問がしづらい」などの不安を抱えている学生も多いため、説明会からコミュニケーションが取れたことは好印象につながっているようです。

マスメディアンではさまざまな企業の説明会のご支援をしてきましたが、なかでも学生の志望度を高める説明会は2通りがあります。

＜オンライン説明会事例1：完成度の高い説明会＞
テレビ番組のように画面がつくりこまれているもの。見た目とコンテンツとしての完成度の高さを目指すものです。専用スタジオを用意し、グリーンバックで背景を合成することが多いです。

ある企業では、生中継のように、カメラを手に持って社内を歩き回り、社内の様子を映していました。また別の企業では、資料スライドの枚数を多くし、かつビジュアルを工夫することで、学生に飽きさせない工夫をしていました。

※「マスナビ」では専用の配信スタジオを用意していますので、ご利用をお考えの際にはお問い合わせください。

＜オンライン説明会事例2：ワークショップ型・参加型＞
ワークショップ型・参加型の説明会です。これは特別な課題を用意しなくても実践できます。

例えば、制作実績を見せるとき。ある企業では、まずはクライアントから受けたオーダーや、抽出された課題を学生に見せ、「あなただったらどう解決しますか？」と問いかけます。しばらくシンキングタイムを置いたのち、“答え合わせ”として、実際の企画とアウトプット、その意図を説明します。参加した学生からは、「自分では思いつかないアイデアで、プロの力を実感した」「企画職の楽しさに触れられた」などのポジティブな感想が寄せられました。

ちなみに、この企業は説明会をウェビナー形式で実施していました。必ずしも双方向型にしなくても、流れを工夫することで、学生に主体的に参加してもらうことができます。
 

3. 選考を実施する

面接選考も、最終面接以外はオンラインで実施する企業がかなり多くなりました。当社の新卒採用でもオンライン面接を導入しており、雑談がしづらい、気軽に質問がしてもらえないなど、悩みながらも工夫を重ねています。

オンライン面接ならではの注意事項がいくつかあります。まず、面接官側が気をつけるべきこと。企業間の打ち合わせと同様、面接官と学生の双方が集中して話ができる環境をつくりましょう。はじめてオンライン面接を実施する前に、社内で予行練習をし、下記の内容について互いにチェックすることをお勧めします。
・顔が明るく映り、表情が読み取れるか
・周囲の音がマイクに入らず、声が相手にクリアに聞こえるか
・他の社員が画面に映りこまないか（会議室などが確保できるとベスト）
・通信環境に問題がないか（特に、音声トラブル）

また、学生には、当日の案内を丁寧にしましょう。以下の内容については、事前に知らせておくと学生も安心して準備ができ、充実した面接になります。
・服装のレギュレーション（スーツ／私服など）
・面接官は誰か（採用担当、マネージャー、役員など）
・面接で聞かれること（志望動機、業界に興味を持った理由、企業理解など）
 

4. 内定を通知し、入社意向を確認する

最終面接に通過し、いよいよ内定（内々定）を通知するとき。このタイミングでの対応は企業ごとにかなり差があるため、丁寧な対応が学生の入社意欲向上につながります。

例えば、内々定通知は、メールや電話のみで知らせるのと、書面を渡すのとでは印象に差があります。会社として正式に意思決定をしていること、また選考を通じてどのような点を評価し歓迎しているのかをしっかりと伝えましょう。入社承諾も、「入社承諾書」をつくり、サインしてもらうことをお勧めします。

当然のことと思われるかもしれませんが、コンプライアンス遵守も必須事項です。もっともトラブルにつながりやすいのが、内定・内々定取り消しです。内定通知は法的には労働契約として扱われます。そのため、一方的な内定取り消しは違法と判断される可能性があります。内々定の扱いは一概には言えませんが、過去には内々定取り消しについて、裁判で慰謝料の支払いが命じられた例もあります。

内定辞退を見越し、採用予定人数より多めに内定を出す企業もありますが、仮に予想よりも辞退人数が少なく、入社人数が採用予定人数を超過したとしても、原則として全員を受け入れなければなりません。

また、新卒・中途を問わず、採用予定者には、労働契約を締結するまでの間に「労働条件通知書」を発行する必要があります。さらに、通知した労働条件から変更がある場合には、「労働条件の再明示書」で変更内容について明示しなければなりません。これは労働基準法・職業安定法などの規定によるものです。詳細は厚生労働省のWebサイトやパンフレット（*1）をご覧ください。
 

5. 内定者をフォローする

採用のオンライン化により、学生の活動量が増え、比例して内定辞退も増加する傾向にあります。内定（内々定）承諾以降も就職活動を続ける学生や、知人から声をかけられて気持ちが揺らぐ学生もいます。入社意向が下がらないよう、入社まで継続的にフォローしましょう。

フォローの方法は、採用担当・先輩社員との面談や研修、懇親会などさまざまあります。学生は不安と期待から、会社・仕事について知りたいと思っています。また、同期となる内定者と仲良くなりたいとも考えています。そうした希望を満たすコミュニケーションを取るのがベストです。また、学業への影響が出ないようにする配慮も必要です。

マスメディアンでは、新卒採用・中途採用の双方で、広告業界やクリエイティブ・マーケティング人材の採用に関するさまざまなご相談に応えてきました。

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